De authentieke akte op een elektronische drager…… een droom die werkelijkheid is geworden

Wat is een digitale akte?

In een tijd waarin alles versnelt, waarin computers alomtegenwoordig zijn in ons dagelijks leven en ons oplossingen bieden om de dienstverlening aan cliënten te verbeteren, heeft het notariaat de digitale authentieke akte ingevoerd. Een akte waarvan de authenticiteitskenmerken (datumvastheid, uitvoerbaarheid en bewijskracht) behouden blijven, maar die volledig gedigitaliseerd is.

Wat verandert er voor de cliënt?

Voor de cliënt staan de juridische kwaliteit en de kennis van de notaris altijd klaar. Daar verandert niets aan.
Alleen het medium is anders. Papier verdwijnt en wordt vervangen door een computerbestand met dezelfde garanties inzake veiligheid, bewaring en beschikbaarheid. De technische middelen die het notariaat hiervoor gebruikt, zijn uiterst veilig en daarom is de notariële elektronische handtekening de eerste die in Europa wordt erkend.

Maar hoe gaat dit concreet gebeuren?

• De notaris stelt de akte op, zoals nu, via redactiesoftware. Vervolgens scant hij alle bijlagen om ze digitaal bij de akte te voegen. Dat geheel vormt de te regulariseren akte.
  
  
• Tijdens de afspraak voor de ondertekening presenteert de notaris de akte aan de cliënt op een scherm. Het lezen van de akte gebeurt rechtstreeks op dit scherm en kan worden gevolgd door alle partijen van de overeenkomst. Maar, het is op het moment van ondertekening dat de grote veranderingen plaatsvinden.
  
  
• Zodra alle wijzigingen zijn aangebracht, verklaart de notaris immers de inhoud van de akte en de bijlagen geldig. Deze validering gebeurt met de computerhulpmiddelen voor handtekeningen, die toegankelijk zijn dankzij de “Real”-sleutel van de notaris (gecodeerde computersleutel die de identificatie en de handtekening van de notaris bevat en eruitziet als een USB-sleutel), beschermd met een geheime code.
  
  
• Wanneer deze validatie heeft plaatsgevonden, verschijnt de akte op een tablet waarop de handtekeningen van de verschillende partijen kunnen worden gezet, met behulp van een digitale pen.
  
  
• De datum en plaats van ondertekening worden vervolgens geldig verklaard en de cliënten ondertekenen de akte en de bijlagen rechtstreeks op de tablet.
  
  
• Zodra de verschillende handtekeningen zijn verzameld, is het aan de notaris om de akte te ondertekenen, opnieuw met behulp van zijn Real-sleutel, gevalideerd door zijn geheime code.
• De cliënt kan daarna digitaal een kopie van dit document ontvangen.

Wat gebeurt er daarna?

De ondertekeningsceremonie is dan voorbij. Deze duurde minder dan 5 minuten, in tegenstelling tot de 20-30 minuten die voorheen nodig waren. Zodra de digitale handtekening van de notaris is gezet, wordt de akte authentiek. Vervolgens wordt de akte automatisch en onmiddellijk naar de speciale servers van het notariaat gestuurd in een soort digitale kluis (de ‘Minutier Central’), waartoe alleen de ondergetekende notaris toegang heeft. Vanuit deze digitale omgeving kan hij te allen tijde de akte en de bijlagen opvragen en kopieën afgeven.

Sinds enkele maanden is de akte op een elektronische drager een feit geworden. Notarissen en hun medewerkers kijken meer dan ooit naar de toekomst. Een toekomst ten dienste van hun cliënten.